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dan que les hemos contado que sus bisabuelos eran poetas y músicos,
en ese caso ellos tienen los temas: poesías inéditas, poesías publicadas,
arreglos musicales, obras musicales, entre otros temas.
–Abuelos son tantas cosas que se deben tener en cuenta, por ejemplo:
–Pregunta Felipe.
–
¿Cómo saber qué conservar
y durante cuánto tiempo?
–Desde el año 2000 con la promulgación de la Ley 594, Ley General
de Archivos de Colombia, para las instituciones públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, se propone la creación de una herramienta
administrativa, las
Tablas de Retención Documental
, que se generan des-
pués de un estudio minucioso y de la valoración de la información, es allí
donde se establecen los tiempos de conservación y eliminación.
Como se dijo anteriormente, los archivos personales reflejan el sentir
y el quehacer de cada individuo, igualmente son la evidencia del cumpli-
miento de los deberes y la posibilidad de la exigencia de los derechos, así
las cosas se deben establecer los tiempos de retención, con el fin de de-
purar y controlar el volumen de documentos del archivo, por ejemplo: en
el caso de un crédito se sugiere guardar todos los soportes hasta realizar
el pago total y obtener el recibo de paz y salvo e incluso hasta seis meses
más, posterior a este tiempo, solo se debe conservar el paz y salvo.
Las fotografías, se deben conservar de manera permanente, aplican-
do los cuidados antes mencionados (negativos, fotografía digital) dado
que ellas son fragmentos de tiempo congelados en una imagen, esa frac-
ción de tiempo solo se repetirá cuando se visualice la fotografía, adicional
las fotografías bien descritas evidencian las costumbres, las modas, las
relaciones humanas.
Los diarios, los escritos (poesía, artículos, literatura), si son originales
se deben conservar de manera permanente y aplicando los cuidados antes
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Los Documentos: Una historia para contar