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mienda el uso de papel libre de ácido o en su defecto papel bond blanco
que sirva para proteger el documento y los que lo rodean, igualmente los
recortes de periódico, deben ubicarse entre hojas de papel libre de ácido o
papel bond. Es necesario la correcta identificación de la información para
garantizar su fácil acceso.
Los jóvenes escuchaban atentamente a sus abuelos al momento que
recordaban la cantidad de información que ellos poseían y la variedad de
soportes documentales, igualmente la dificultad que tenían al querer recu-
perar la información.
–Abuelos hemos dedicado parte de nuestro tiempo reuniendo nues-
tros documentos, incluso ya los hemos separado según los soportes do-
cumentales y queremos que ustedes nos ayuden a dar la estructura a la
organización de estos documentos. –Comentan Felipe y Alejandra.
Contestan los abuelos: –Bien jóvenes hoy les contaremos como se
puede realizar la organización de los documentos personales, tal como
ya habíamos conversado es necesario identificar y separar los soportes
documentales, posteriormente agrupar la información por los temas repre-
sentativos, siempre teniendo en cuenta las actividades que se realizan y
que se ven reflejadas en los documentos.
–Enunciaremos algunos documentos que son comunes a la mayoría
de las personas, se deben agrupar los documentos por temas, según el
volumen documental y la unidad de conservación seleccionada (carpe-
ta, sobre, caja), se debe organizar cronológicamente los documentos al
interior de la misma, encontrando siempre el documento más antiguo en
primer lugar y el más reciente en último lugar, la unidad de conservación
se debe marcar; según su contenido, los temas más comunes son:
Documentos de Identificación:
en Colombia, por norma todo ciu-
dadano al nacer debe ser registrado en una notaría pública de la localidad
donde nació, el cumplimiento a este requerimiento normativo genera el
Registro Civil de Nacimiento, estos documentos deben hacer parte del
archivo personal y/o familiar, sin embargo realmente lo más importante
es registrar los datos de estos acontecimientos, con el fin de acceder a
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Margarita María Torres Rodríguez