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• Proveer una temperatura estable, lo que ayudara a la conservación
de los documentos.
• Evitar la luz directa sobre los documentos, o sea alejados de venta-
nas y bombillos.
• Evitar el polvo, la humedad y otros agentes contaminantes.
2.
Identificar y registrar en una agenda, libreta o similar, los nombres
completos de ascendientes (padres y abuelos) y posteriormente la iden-
tificación de los descendientes (hijos, sobrinos, primos), los de la misma
línea (hermanos); según sea el caso, dicha información se debe extraer
de los registros de matrimonio, nacimiento y defunción, con el fin de que
sea información verídica. El registro debe contener las fechas (de ma-
trimonio, nacimiento, fallecimiento), identificación de la notaria donde se
asentaron los registros, las iglesias donde se recibieron los sacramentos,
fechas de acontecimientos representativos para las personas y/o familias.
Se sugiere la utilización de una misma notaria para los eventos familiares,
igualmente la parroquia, con el fin de procurar prontitud y economía en la
recuperación de la información.
3.
Determinar los soportes que contienen la información: papel, elec-
trónicos, magnéticos (cintas de video, sonido), ópticos (CD, DVD), otros
materiales (telas, artesanías, obras de arte, joyas).
4.
Igualmente se debe pensar en la utilización de materiales que téc-
nicamente garanticen la conservación de la información (libres de ácido,
para soporte papel). Sin embargo, se puede, hacer uso de la creatividad
y aprovechar la reutilización de materiales que permitan la organización
y conservación de los documentos (sobres, cajas decoradas, gabinetes).
Para la siguiente sesión con los abuelos, Alejandra y Felipe llevaron
algunos documentos en diferentes soportes, los abuelos comentan: el si-
guiente paso para la organización de los archivos es la identificación y se-
paración de los diferentes soportes documentales, para ello, ustedes tie-
nen más experiencia que nosotros pues actualmente se utilizan diferentes
soportes para la producción y conservación de documentos, todos ellos
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Margarita María Torres Rodríguez